Als non-profitorganisatie (of sociale onderneming) ligt het werk nooit stil. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw team continu met de juiste focus werkt en zo daadwerkelijk de beoogde doelen behaalt? Agile werken – en dan met name Scrum werken – is het antwoord. Waarom ik zo’n fan ben van de Scrum-methode en hoe jij hem toepast, lees je in deze blogpost.
Bijna elke ondernemer of marketeer heeft dit weleens meegemaakt: in al je enthousiasme werk je een strategisch plan uit. Maar vervolgens beland je weer in de waan van de dag en belandt het plan op de plank. Óf je bent zo lang bezig met het uitwerken van details, dat jouw plan eigenlijk alweer achterhaald is voordat het is geïmplementeerd. Zonde!
Ik heb in mijn werk als online marketeer gemerkt dat agile werken, en met name de Scrum-methode, helpt om dit te voorkomen. Zéker als je in een team werkt.
Wat is agile werken?
‘Agile’ betekent ‘wendbaar’. En dat is precies waar agile werken op gericht is. Ontwikkelingen in technologie, in de markt en op onze planeet volgen elkaar in een steeds sneller tempo op. Om hier tijdig op in te kunnen spelen, gaan steeds meer organisaties agile werken. Ze organiseren zich zo dat ze beter op veranderingen in kunnen spelen. De marketing-gedachte hierachter is dat de organisatie die zich het beste aanpast aan de veranderende omgeving, overleeft en kans maakt om marktleider te worden. Ook als je geen marktleider hoeft te worden en voor een non-profit of sociale onderneming werkt is deze werkwijze relevant, omdat elke organisatie met een snel veranderende omgeving te maken heeft.
Agile is een verzameling van methoden om aan projecten te werken. De werkwijze gaat al decennia mee en komt uit de wereld van software development. Agile in een notendop:
- Het draait allemaal om flexibiliteit en je snel kunnen aanpassen aan je omgeving.
- Agile organisaties werken niet met aparte afdelingen maar met multidisciplinaire, vooruitstrevende en zelfstandige teams die durven te experimenteren.
- De teams communiceren goed met elkaar en de voortgang van elke stap is voor iedereen zichtbaar.
- Er wordt gewerkt volgens vaste, korte processen. Zo bereik je de langetermijndoelstellingen zonder dat het ‘hoe’ daarvan vooraf is ingevuld; dit ligt open en beslis je gaandeweg met elkaar. Middels tussentijdse evaluaties wordt de werkwijze steeds waar nodig aangepast om de doelen te kunnen behalen.
De kracht van agile werken
In deze snel veranderende wereld loop je met traditionele projectmanagement-methoden zoals de watervalmethode vaak tegen beperkingen aan. Als je linear (of op een watervalmethode) aan een project gaat werken, moet je vanaf het begin precies weten waar je naartoe werkt, wie je nodig hebt, wat dat gaat kosten en hoe lang dat gaat duren. Dat is bijna onmogelijk! Met als resultaat dat je al snel achter de feiten aanloopt, ontzettend veel tijd en geld investeert, en vaak toch niet het beoogde resultaat behaalt.
Werk je agile? Dan lever je vanaf het begin continu waarde aan donateurs, je doelgroep of stakeholders en voel je als team de gedeelde verantwoordelijkheid. Ook beslis je onderweg hoe je verdergaat en leer je daarbij steeds van feedback, waardoor je efficiënter wordt én continu inspeelt op de veranderende omgeving. Met uiteindelijk veel meer en beter resultaat.
Wat is Scrum werken en hoe ziet de Scrum-methode eruit?
Van alle manieren om agile te werken is Scrum werken het meest toegankelijk. De Scrum-methode kan elke organisatie op elk project toepassen. Met de Scrum-methode:
- werk je met multidisciplinaire teams, een Product owner en een Scrum Master;
- voelen de teams zich gezamenlijk verantwoordelijk voor het behalen van de gestelde doelen;
- wordt er staand vergaderd in plaats van zittend (actieve houding leidt tot meer resultaat!);
- is de voortgang van projecten op elk moment en voor iedereen duidelijk;
- behaal je je langetermijndoelen door je op kortetermijndoelen te richten, met zogenoemde ‘sprints’, en
- leidt elke sprint tot een moment dat gevierd mag worden (wat extra motiveert om door te pakken).
Deze video (4:31 min.) vat de Scrum-methode goed samen:
Scrum werken als non-profit; tips en voorbeelden
Als missiegedreven organisatie kun je de agile-methode vertalen naar vier pijlers:
- Planet: inspelen op je veranderende omgeving;
- Process: samenwerken met je donateur of doelgroep;
- Product: werkende Minimum Viable Products opleveren;
- People: interactie met je teams en met de mensen om je heen.
Planet | Hoe speel je als non-profitorganisatie in op je veranderende omgeving?
De wereld is continu in ontwikkeling. Zo hebben we te maken met klimaatverandering, een steeds veranderende politiek en cultuur, en nieuwe technologieën. Als missiegedreven organisatie wil je hier snel actie op ondernemen. En hoe wendbaarder je bent, hoe beter dit lukt.
Want stel je voor. Je hebt jouw donor journey een paar jaar terug volledig uitgewerkt en je marketing is hier al helemaal op ingericht. Je zet hierbij vooral in op straatwerving en events. Vervolgens slaat een pandemie toe en wordt straatwerving en het organiseren van evenementen een stuk lastiger. Ben je hierop voorbereid? Hoe zorg je ervoor dat je potentiële donateurs alsnog weet te bereiken?
Door Scrum te werken houd je altijd rekening met dit soort veranderingen. En speel je direct in op bedreigingen én kansen in de markt.
Process | Hoe werk je samen met jouw donateurs of doelgroep?
Ook de behoeften van potentiële donateurs en van jouw doelgroep zijn aan verandering onderhevig.
Een voorbeeld: je maakt onderwijs in ontwikkelingslanden mogelijk. Fantastisch! Maar met de steeds veranderende wereld verschuift ook de behoefte wat betreft kennis en de manier van leren. Hoe zorg je ervoor dat je hier tijdig op inspeelt, zodat het onderwijs beter aansluit op de toekomst van de kinderen?
Non-profits die Scrum werken doen dit bijvoorbeeld door het aanbod steeds te testen en in overleg met de doelgroep te evalueren. Zo weten ze op basis van feedback bijtijds de nodige aanpassingen te doen. In plaats van eenmalig en op goede hoop een tot in detail uitgewerkt curriculum aan te bieden, verfijnen en optimaliseren ze hun aanbod gaandeweg. Structureel vanuit de doelgroep (of donateurs) denken, scheelt je uiteindelijk dus enorm veel tijd, energie en budget.
Product | Hoe creëer je werkende Minimum Viable Products (MVP’s)?
Je hebt als missiegedreven organisatie grootse dromen, maar het aanvliegen van omvangrijke projecten kan een uitdaging zijn. Want hoe weet je of jouw aanbod ook écht aansluit op de wensen van bijvoorbeeld jouw donateurs? Het behalen van jouw uiteindelijke doel wordt behapbaarder door stelselmatig te werken. Met korte sprints naar kleinere doelen, in combinatie met tussentijdse tests en evaluaties, creëer je gaandeweg het perfecte aanbod. En maak je uiteindelijk sneller en meer impact.
Stel dat je als sociale onderneming een geweldige, milieuvriendelijke haarzeep op de markt wil brengen. Tijdens de sprints werk je aan bepaalde aspecten die hierbij komen kijken. Zo wil je de zeep produceren zonder sls en palmolie, aanbieden in een plasticvrije verpakking en geschikt laten zijn voor droog haar.
In plaats van al deze aspecten nog vóór lancering te perfectioneren, doe je dit als je Scrum werkt stap voor stap. Na elk toegepast aspect review je de zeep (jouw MVP) met de klant. En die feedback neem je mee in de verdere ontwikkeling van het product. Zo leer je door te doen, lever je constant waarde en kun je al groeien vanaf de eerste lancering.
In mijn vorige blogpost over ‘feed forward‘ lees je meer over de waarde van feedback vragen aan je doelgroep.
People | Hoe zorg je voor een goede interactie binnen je teams?
Ten slotte is Scrum werken fantastisch als het gaat om slagkracht, onderling vertrouwen, begrip en focus binnen jouw teams. Stel je eens voor hoeveel meer je voor elkaar kunt krijgen (en hoeveel sneller) als je niet met verschillende afdelingen werkt, maar met multidisciplinaire teams. En dat deze teams ook nog eens begeleid worden door een Product Owner en Scrum Master die structuur en focus aanbrengen. De teams – waarin ieders kwaliteiten goed worden benut – gaan transparant en in goed overleg met elkaar aan de slag. Zo wordt er veel sneller, effectiever én met meer plezier gewerkt, dan wanneer je een traditionele aanpak volgt.
Conclusie: met de Scrum-methode maak je als non-profitorganisatie of sociale onderneming sneller én meer impact. Wil je er meteen mee aan de slag? Dan is mijn online Scrum-training zeker iets voor jou. Hierin help ik jou als Scrum Master aan een projectmanagement-methode waarmee je van mission impossible naar mission possible gaat.
Vond je dit interessant? Volg mijn bedrijfspagina op LinkedIn en Instagram om op de hoogte te blijven van mijn blogs en updates.
